АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОЗАВОДСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14 июля 2014 года N 3393

Об утверждении регламента Администрации Петрозаводского городского округа

В соответствии со ст. 41 Устава Петрозаводского городского округа и в целях повышения эффективности организации работы Администрация Петрозаводского городского округа

Постановляет:

1. Утвердить регламент Администрации Петрозаводского городского округа (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации Петрозаводского городского округа ознакомить сотрудников Администрации Петрозаводского округа с регламентом Администрации Петрозаводского городского округа и обеспечить выполнение его положений.

3. Считать утратившими силу:

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 28.09.2012 N 4547 "Об утверждении регламента Администрации Петрозаводского городского округа";

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 16.07.2013 N 3720 "О внесении изменения в регламент Администрации Петрозаводского городского округа";

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 17.02.2014 N 683 "О внесении изменений в постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 28.09.2012 N 4547";

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 21.03.2014 N 1360 "О внесении изменений в регламент Администрации Петрозаводского городского округа".

4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя главы Администрации Петрозаводского городского округа - руководителя аппарата Н.В. Азарову.

Глава Петрозаводского городского округа
Г.И. Ширшина


Утвержден
постановлением Администрации
Петрозаводского городского округа
от 14 июля 2014 года N 3393

РЕГЛАМЕНТ
Администрации Петрозаводского
городского округа

2014 год

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 4

2. Планирование и координация текущей деятельности Администрации 4-7

3. Порядок подготовки правовых актов, издаваемых в Администрации, организация их исполнения 7-13

4. Взаимодействие Администрации с Петрозаводским городским Советом 13-18

5. Порядок подготовки законодательных инициатив Главы Петрозаводского городского округа 18

6. Порядок подготовки, учета и хранения договоров (соглашений), муниципальных контрактов, одной из сторон которых выступает Администрация, контроль за их исполнением 19-21

7. Организация контроля исполнения документов (поручений, резолюций) в Администрации 21-24

8. Организация работы со служебной корреспонденцией в Администрации 24

9. Рассмотрение протестов, представлений и предостережений прокурора в Администрации 24-25

10. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан и объединений граждан, в том числе имеющих статус юридического лица, в Администрации 26-27

11. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии местного самоуправления 28-30

12. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Администрации 30-31

13. Взаимодействие Администрации со средствами массовой информации 31 -32

14. Порядок оформления представлений на награды 32-33

15. Порядок направления в служебные командировки 33-35

16. Порядок приема иностранных делегаций 35-37

17. Порядок изготовления и использования печатей Администрации 37

18. Телефонные справочники Администрации 38

19. Организация дежурства в Администрации 38

20. Соблюдение Регламента и ответственность за его нарушение 38

21. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент 38

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент Администрации Петрозаводского городского округа (далее - Регламент, Администрация) устанавливает общие правила деятельности Администрации, ее комитетов и аппарата (далее - структурные подразделения), отраслевых (функциональных) подразделений, входящих в структуру комитетов и аппарата (далее - функциональные подразделения), по реализации их полномочий и взаимодействию в процессе выполнения возложенных на них задач.

1.2. Администрация является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления Петрозаводского городского округа, который осуществляет исполнительные и организационно-распорядительные функции по предметам ведения органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа на основании и во исполнение законов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Республики Карелия, Устава Петрозаводского городского округа, Решений Петрозаводского городского Совета, принятых в пределах его полномочий, иных нормативных правовых актов органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа, обеспечивает реализацию прав и законных интересов органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа, организаций и граждан.

1.3. Деятельностью Администрации руководит Глава Петрозаводского городского округа, который осуществляет свои полномочия на принципах единоначалия.

1.4. Структурные подразделения подчиняются Главе Петрозаводского городского округа.

1.5. Глава Петрозаводского городского округа в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения Администрации. Руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции издают приказы.

1.6. Глава Петрозаводского городского округа вправе отменять приказы руководителей структурных подразделений путем издания распоряжения Администрации.

1.7. Структура Администрации разрабатывается аппаратом Администрации и утверждается Петрозаводским городским Советом по представлению Главы Петрозаводского городского округа.

1.8. В отсутствие Главы Петрозаводского городского округа его обязанности исполняет должностное лицо, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации.

2. Планирование и координация текущей деятельности Администрации

2.1. Деятельность Администрации осуществляется в соответствии с календарным планом работы Администрации.

2.2. Календарный план работы Администрации на месяц формируется организационным отделом управления организационной работы аппарата Администрации (далее - организационный отдел, управление организационной работы) на основе планов работы Главы Петрозаводского городского округа, Законодательного Собрания Республики Карелия, Главы Республики Карелия, Администрации Главы Республики Карелия, предложений структурных и функциональных подразделений, с учетом государственных и религиозных праздников Российской Федерации, дней проведения выборов, референдума, а также общегородских мероприятий, проводимых Администрацией.

2.3. Календарный план работы Главы Петрозаводского городского округа на месяц формируется помощником Главы Петрозаводского городского округа на основе планов работы Главы Республики Карелия, Администрации Главы Республики Карелия, Законодательного Собрания Республики Карелия, предложений структурных подразделений.

2.4. Предложения структурных и функциональных подразделений в календарный план работы Администрации на месяц, Главы Петрозаводского городского округа на месяц до 25 числа месяца, предшествующего планируемому, направляются в управление организационной работы для формирования календарного плана работы Администрации на месяц.

2.5. Календарный план работы Администрации на месяц подписывается заместителем главы Администрации - руководителем аппарата и утверждается Главой Петрозаводского городского округа.

2.6. Календарный план работы Администрации на месяц в электронном виде размещается на внутреннем и внешнем портале Администрации.

2.7. Изменения и дополнения в календарный план работы Администрации на месяц вносятся организационным отделом по письменным заявкам структурных подразделений с разрешения заместителя главы Администрации - руководителя аппарата.

2.8. Заявки о предоставлении помещений Администрации (Большой зал, Малый зал, Зимний сад, кабинет 201) для проведения мероприятий подаются структурными и функциональными подразделениями в письменном виде на имя заместителя главы Администрации - руководителя аппарата.

Не допускается проведение в здании Администрации развлекательных мероприятий, не связанных с текущей деятельностью Администрации.

2.9. Для рассмотрения текущих вопросов по обеспечению жизнедеятельности города, координации деятельности структурных подразделений, еженедельно Глава Петрозаводского городского округа проводит совещания:

- по пятницам в 09.00 часов совещание с участием заместителей главы Администрации, руководителей функциональных подразделений;

- по понедельникам в 10.00 часов городское оперативное совещание с участием руководителей структурных и функциональных подразделений, депутатов Петрозаводского городского Совета, руководителей муниципальных предприятий и учреждений Петрозаводского городского округа, руководителей федеральных и республиканских органов государственной власти, представителей иных организаций и средств массовой информации;

- по средам в 09.00 часов совещание с участием заместителей главы Администрации.

В отсутствие Главы Петрозаводского городского округа совещания проводит должностное лицо, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации.

2.10. Организационное и документационное обеспечение городского оперативного совещания возлагается на управление организационной работы, помощника Главы Петрозаводского городского округа, техническое обеспечение -на муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа "Хозяйственно-эксплуатационная служба".

2.11. Организационное и документационное обеспечение г совещаний, организуемых структурными подразделениями, возлагается на специалистов структурных подразделений.

2.12. Для оперативного решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям деятельности Глава Петрозаводского городского округа, заместители главы Администрации и руководители функциональных подразделений проводят совещания с участием руководителей предприятий, учреждений и представителей иных организаций, федеральных и республиканских органов государственной власти.

2.13. Формирование повестки дня, порядка проведения совещания, списка участников и выступающих, их оповещение, обеспечение необходимыми материалами, регистрация присутствующих и ведение протокола обеспечиваются функциональным подразделением, организующим совещание.

2.14. Протокол совещания оформляется не позднее двух дней со дня проведения совещания и представляется для утверждения председательствующему.

2.15. Протокол совещания регистрируется в установленном порядке, рассылается участникам совещания, иным лицам для исполнения.

Протоколы совещаний при Главе Петрозаводского городского округа, регистрируются и ставятся на контроль в отделе делопроизводства управления организационной работы (далее - отдел делопроизводства).

Протокол совещания при заместителе главы Администрации регистрируется и ставится на контроль в приемной соответствующего структурного подразделения.

2.16. Для принятия согласованных решений по вопросам местного значения и иным вопросам, находящимся в ведении Петрозаводского городского округа, в Администрации создаются постоянно действующие комиссии (далее - комиссии).

2.17. Состав комиссии и положение о ней утверждается распоряжением Администрации, в случае если в состав комиссии входят исключительно сотрудники Администрации, или постановлением Администрации, в случае если в состав комиссии помимо сотрудников Администрации входят руководители, специалисты сторонних организаций, физические лица (по согласованию).

2.18. В составе комиссии обязательно определяются должностные лица, выполняющие обязанности председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии.

2.19. Порядок работы комиссии определяется положением о комиссии.

2.20. График заседания комиссии включается в план работы структурного подразделения и календарный план работы Администрации на месяц.

2.21. Итоги заседания комиссии оформляются протоколом, который утверждается председательствующим.

2.22. Решения комиссий, возглавляемых Главой Петрозаводского городского округа и заместителями главы Администрации в пределах их компетенции, обязательны для исполнения должностными лицами Администрации, руководителями муниципальных предприятий и учреждений Петрозаводского городского округа.

2.23. Для решения конкретных вопросов, на определенный период создаются комиссии, рабочие группы, состав которых утверждается распоряжением Администрации, в случае если в состав комиссии или рабочей группы входят исключительно сотрудники Администрации, или постановлением Администрации, в случае если в состав комиссии или рабочей группы помимо сотрудников Администрации входят руководители, специалисты сторонних организаций (по согласованию).

Порядок работы указанных комиссий определяется в соответствии с пунктами 2.19 - 2.23 настоящего Регламента.

2.24. При достижении целей и выполнении задач, поставленных перед рабочей группой, постановление (распоряжение) Администрации о создании рабочей группы признается утратившим силу.

3. Порядок подготовки правовых актов, издаваемых в Администрации, организация их исполнения

3.1. Глава Петрозаводского городского округа по вопросам своей компетенции и компетенции Администрации издает постановления, распоряжения Администрации, утверждает постановлениями Администрации положения, правила, порядки и т.д.

Постановление - документ, регулирующий вопросы местного значения и вопросы, связанные с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Петрозаводского городского округа федеральными законами и законами Республики Карелия.

Распоряжение - документ, регулирующий вопросы организации работы Администрации.

Положение, правила, порядок (далее - положение) - документ, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы Администрации, структурного подразделения, юридических и физических лиц, регулирующий совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

3.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений Администрации (далее - проект) возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции.

Руководители структурных и функциональных подразделений несут персональную ответственность за качество подготовленных проектов.

3.3. Срок подготовки проекта устанавливается должностным лицом, давшим поручение о его подготовке.

Срок подготовки проекта и издания постановления, распоряжения Администрации не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

При направлении проекта постановления Администрации для предварительной проверки на соответствие действующему законодательству в прокуратуру г. Петрозаводска в порядке, установленном пунктами 3.10, 3.13 и 3.14 настоящего Регламента, срок подготовки проекта и издания постановления Администрации увеличивается на срок проведения данной проверки.

3.4. Проект должен содержать четко и кратко изложенную суть вопроса, по которому издается постановление, распоряжение Администрации, предусматривать конкретные меры по разрешению ситуации, определять основные сроки их исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение намеченных мер, устанавливать порядок контроля исполнения.

При ссылке на закон или иной правовой акт в проекте указываются: номер статьи, наименование акта и принявшего, издавшего или утвердившего его органа, дата принятия (издания, утверждения), номер акта, его название.

Если постановление, распоряжение Администрации прекращают действие ранее принятых документов (их частей), то в них должен содержаться пункт о признании утратившими силу (отмене) таких документов (их частей).

Если издание постановления, распоряжения Администрации влечет за собой возникновение (изменение) расходных обязательств Петрозаводского городского округа, то в них должна содержаться информация о таком возникновении (изменении), в том числе о суммах и сроках возникновения (изменения) расходных обязательств, с приложением пояснительной записки, содержащей достоверные данные, за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект.

Если постановление, распоряжение Администрации подлежат опубликованию в соответствии с пунктом 3.21 настоящего Регламента, в них должен содержаться пункт, дающий поручение информационно-аналитическому управлению аппарата Администрации (далее - информационно-аналитическое управление) обеспечить данное опубликование.

Если постановление, распоряжение Администрации подлежат размещению в тематическом разделе официального сайта Администрации, относящимся к деятельности определенного структурного подразделения, в них должен содержаться пункт, дающий поручение соответствующему функциональному подразделению, ответственному за подготовку проекта, обеспечить данное размещение.
Иной способ информирования указывается в тексте проекта.

3.5. Список рассылки постановления, распоряжения: Администрации составляется функциональным подразделением, готовившим проект.

Если постановление, распоряжение Администрации подлежат опубликованию, в список рассылки включается информационно-аналитическое управление.

3.6. Проекты должны содержать отметку об исполнителе, которая располагается в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа документа и включает инициалы, фамилию и номер служебного телефона исполнителя.

3.7. Функциональное подразделение, подготовившее проект, производит его согласование в соответствии с требованиями, установленными инструкцией по делопроизводству Администрации, утверждаемой постановлением Администрации.

3.8. Проекты, переданные должностному лицу для 3 согласования, рассматриваются и согласовываются им в срок не более одного рабочего дня, в случаях, требующих дополнительного рассмотрения и проведения экспертизы, не более трех рабочих дней, положения - в течение пяти рабочих дней. Срочные проекты рассматриваются и согласовываются в течение трех часов.

Проекты, переданные в нормативно-правовое управление аппарата Администрации (далее - нормативно-правовое управление) для проверки и согласования, рассматриваются и согласовываются им в срок не более пяти рабочих дней в случае, если проекты не являются нормативными правовыми актами, в срок не более десяти рабочих дней в случае, если проекты являются нормативными правовыми актами.

3.9. Виза согласования проставляется в листе согласования на оборотной стороне последнего листа проекта.

3.10. Виза согласования должна включать должность визирующего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и текущую дату.

Руководитель нормативно-правового управления аппарата Администрации при согласовании проекта постановления Администрации, являющегося нормативным правовым актом, дополняет собственную визу согласования словами: "Подлежит направлению в прокуратуру г. Петрозаводска".

Руководитель нормативно-правового управления определяет необходимость рассылки постановлений, распоряжений Администрации в информационно-правовые системы, уполномоченный на организацию и ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Карелия орган исполнительной власти Республики Карелия, а также осуществляет контроль за необходимостью их опубликования.

3.11. При наличии разногласий одновременно с проектом представляется письменное заключение возражающего лица, в котором указываются четко сформулированные дополнения или замечания по проекту.

При этом проект согласовывается должностным лицом в соответствии с абзацем 1 пункта 3.10 настоящего Регламента с пометкой "Замечания прилагаются".

3.12. Проекты постановлений Администрации, являющиеся нормативными правовыми актами, подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с Порядком проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Администрации Петрозаводского городского округа и их проектов, утвержденным постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 10.06.2011 N 2163.

Разработка и утверждение постановлениями административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг осуществляются с особенностями, установленными постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 18.06.2012 N 2839 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрации Петрозаводского городского округа".

3.13. Проекты постановлений Администрации Петрозаводского городского округа, являющиеся нормативными правовыми актами, направляются нормативно- правовым управлением для предварительной проверки на соответствие действующему законодательству в прокуратуру г. Петрозаводска.

3.14. После получения заключения прокуратуры г. Петрозаводска руководитель нормативно-правового управления в течение пяти дней направляет руководителю функционального подразделения, подготовившего проект постановления Администрации, мотивированное заключение о необходимости (отсутствии необходимости) внесения изменений в данный проект.

На основании заключения нормативно-правового управления руководитель функционального подразделения, подготовившего проект постановления Администрации, обеспечивает в течение трех дней внесение соответствующих изменений в данный проект (при необходимости).

При внесении изменений, меняющих суть проекта постановления Администрации, требуется вторичное согласование данного проекта в соответствии с пунктами 3.7-3.12 настоящего Регламента.

В случае, если в течение десяти рабочих дней с момента направления проекта в прокуратуру г. Петрозаводска заключение прокуратуры не поступило в Администрацию, проект подлежит дальнейшему согласованию, подписанию и изданию в порядке, установленном пунктами 3.16-3.19 настоящего Регламента.

3.15. За сроки прохождения проектов при их согласовании отвечают руководители функциональных подразделений, подготовивших данные проекты.

3.16. После согласования с нормативно-правовым управлением проекты в количестве двух экземпляров передаются исполнителем в отдел делопроизводства. Тексты проектов одновременно представляются в отдел делопроизводства в электронном виде. Ответственность за соблюдение соответствия проекта на бумажном носителе проекту в электронном виде несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

3.17. Проекты, оформленные с нарушением настоящего Регламента, возвращаются отделом делопроизводства исполнителю на доработку.

3.18. Проекты передаются отделом делопроизводства на подпись Главе Петрозаводского городского округа в рабочие дни ежедневно в 16 часов.

3.19. Подписанные Главой Петрозаводского городского округа постановления, распоряжения Администрации регистрируются в течение дня в отделе делопроизводства и рассылаются в соответствии со списком рассылки в течение трех рабочих дней.

В случае не подписания проекта Главой Петрозаводского городского округа, он дорабатывается в сроки, устанавливаемые Главой Петрозаводского городского округа, заместителем главы Администрации - руководителем аппарата.

3.20. Подписанное постановление Администрации, являющееся нормативным правовым актом, вступает в силу с момента опубликования, если иное не установлено в самом документе.

Подписанное постановление, распоряжение Администрации, не являющиеся нормативными правовыми актами, вступают в силу с момента издания, если иное не установлено шламом документе.

3.21. Постановления, распоряжения Администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, публикуются пресс-центром информационно-аналитического управления (далее - пресс-центр) в периодическом печатном средстве массовой информации органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа, определенном в соответствии с действующим законодательством.

При публикации постановление, распоряжение Администрации размещаются специалистом отдела делопроизводства на официальном сайте Администрации в разделе "Муниципальные правовые акты".

Постановления, распоряжения Администрации, не затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, могут быть опубликованы (обнародованы) в сокращенном виде, в изложении, с комментариями. В случае опубликования (обнародования) постановления, распоряжения Администрации в сокращенном виде, в изложении, с комментариями, текст, подлежащий опубликованию (обнародованию), представляется в пресс-центр руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

3.22. Копии постановлений, распоряжений Администрации в пятидневный срок с момента издания направляются в Петрозаводский городской Совет в соответствии с Решением Петрозаводского городского Совета от 25.12.2000 N XXIV/VIII - 149 "О предоставлении нормативно-правовых актов Главы местного самоуправления города Петрозаводска в Петрозаводский городской Совет".

3.23. Копии постановлений Администрации, являющихся нормативными правовыми актами, в трехдневный срок с момента издания направляются нормативным правовым управлением в прокуратуру г. Петрозаводска, в двадцатидневный срок направляются отделом делопроизводства в уполномоченный на организацию и ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Карелия орган исполнительной власти Республики Карелия.

3.24. Копии документа, предназначенные для рассылки, заверяются печатью отдела делопроизводства.

3.25. Подлинники (первые экземпляры) изданных постановлений, распоряжений Администрации формируются в дела и хранятся в отделе делопроизводства в течение текущего года, и года, следующего за годом издания документа, по истечении этого срока передаются в МКУ "МАП".

3.26. Для формирования базы данных постановлений, распоряжений Администрации, для направления в регистр муниципальных нормативных правовых актов Республики Карелия исполнители, ответственные за их подготовку, передают в отдел делопроизводства текст постановления, распоряжения Администрации в электронном виде.

Электронный вид постановлений Администрации, являющихся нормативными правовыми актами, предоставляется в отдел делопроизводства в формате в соответствии с Порядком предоставления органами местного самоуправления муниципальных актов, сведений об источниках и датах их официального опубликования (обнародования), а также дополнительных сведений, утвержденным уполномоченным на организацию и ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Карелия органом исполнительной власти Республики Карелия (далее - Порядок предоставления).

3.27. Отдел делопроизводства обеспечивает ввод, систематизацию, организацию хранения и оперативный поиск постановлений, распоряжений Администрации в электронном виде на основе автоматизированной системы делопроизводства Администрации (далее - АС ДА).

3.28. Снятие копий с постановлений, распоряжений Администрации производится по запросам (заявлениям) организаций и граждан, по личному разрешению Главы Петрозаводского городского округа, заместителя главы Администрации - руководителя аппарата или управляющего делами - заместителя руководителя аппарата Администрации. Копии постановлений, распоряжений Администрации заверяются специалистом отдела делопроизводства.

3.29. Руководители структурных подразделений для выполнения управленческих функций издают приказы в пределах своей компетенции.

3.30. Приказы, издаваемые в Администрации, не являются нормативными правовыми актами и не должны содержать нормы права.

3.31. В приказах структурных подразделений не должно быть поручений решения каких-либо задач другим структурным подразделениям без их согласия на это. Такие поручения могут даваться только постановлениями, распоряжениями Администрации.

3.32. Проект приказа согласовывается в соответствии с требованиями, установленными инструкцией по делопроизводству Администрации.

3.33. В случае наличия в приказе руководителя структурного подразделения пунктов, содержащих поручения по решению задач, не входящих в компетенцию конкретного структурного подразделения, руководитель данного структурного подразделения представляет Главе Петрозаводского городского округа мотивированное предложение об отмене данного приказа.

3.34. Приказы заместителя главы Администрации - руководителя аппарата регистрируются в электронном виде на основе АСДА в приемной аппарата
Администрации, приказы заместителей главы Администрации - председателей комитетов - в приемных комитетов.

3.35. Все структурные и функциональные подразделения обязаны ежегодно, не позднее 20 числа декабря, проверять подготовленные ими и принятые правовые акты на предмет соответствия действующему законодательству и по результатам проверки готовить проект постановления, распоряжения Администрации о признании утратившими силу правовых актов, которые не соответствуют действующему законодательству, либо не подлежат применению.

4. Взаимодействие Администрации с Петрозаводским городским Советом

4.1. Взаимодействие Администрации с Петрозаводским городским Советом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Карелия, Уставом Петрозаводского городского округа, Регламентом Петрозаводского городского Совета и настоящим Регламентом.

4.2. Организация взаимодействия Администрации и Петрозаводского городского Совета осуществляется заместителем главы Администрации - руководителем аппарата и управляющим делами - заместителем руководителя аппарата Администрации.

4.3. Вопросы, предлагаемые для рассмотрения Петрозаводским городским Советом, определяются планом работы Петрозаводского городского Совета на очередной год, изменениями в законодательстве, календарным планом работы Администрации на месяц и вносятся на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета Главой Петрозаводского городского округа, либо должностным лицом, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации.

4.4. Подготовку проектов решений Петрозаводского городского Совета (далее - проекты решений) и прилагаемых к ним материалов организуют заместители главы Администрации с учетом их функций и компетенции.

Для подготовки проектов решений в случае необходимости могут создаваться рабочие группы из числа специалистов функциональных подразделений, организаций города и граждан (по согласованию).

4.5. Для внесения проекта решения на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета в управление организационной работы должны быть представлены:

- текст проекта решения (и его электронная копия), оформленный в соответствии а с требованиями Правил юридической техники, установленных Регламентом Петрозаводского городского Совета;

- пояснительная записка к проекту, содержащая предмет правового регулирования, изложение концепции проекта решения и обоснование необходимости его принятия (и его электронная копия), за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого потребует финансирования за счет средств местного бюджета) (и его электронная копия) за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект;

иные документы в соответствии с требованиями Регламента Петрозаводского городского Совета;

- лист согласования проекта решения.

4.6. В текст проекта решения (при необходимости) должны быть включены положения о признании утратившими силу или приостановлении действия ранее принятых Решений Петрозаводского городского Совета.

4.7. Проект решения должен содержать отметку об исполнителе в соответствии с пунктом 3.6 настоящего Регламента.

4.8. Структурное и (или) функциональное подразделение, ответственное за подготовку проекта решения, производит его согласование в соответствии с требованиями Регламента Петрозаводского городского Совета в следующей последовательности:

- заместитель главы Администрации, ответственный за подготовку проекта решения;

- заместители главы Администрации, к полномочиям которых отнесено решение вопросов, регулируемых проектом;

- руководитель нормативно-правового управления;

- управляющий делами - заместитель руководителя аппарата Администрации (в список согласования включать не нужно), визу ставит внизу листа согласования.

4.9. Проекты решений, переданные должностному лицу для согласования, рассматриваются и согласовываются им в срок не более одного рабочего дня, в случаях, требующих дополнительного рассмотрения - не более трех рабочих дней, положения в течение пяти рабочих дней. Срочные проекты решений рассматриваются и согласовываются в течение трех часов.

Проекты решений, переданные в нормативно-правовое управление для проверки и согласования, рассматриваются и согласовываются им в срок не более десяти рабочих дней.

4.10. При наличии разногласий одновременно с проектом решения представляется письменное заключение возражающего лица, в котором указываются четко сформулированные дополнения и замечания по проекту.

При этом проект решения не согласовывается и не визируется, а возвращается исполнителю на доработку.

4.11. Управление организационной работы готовит график подготовки проектов решений для сдачи в Петрозаводский городской Совет на очередную сессию. В графике указываются предельные сроки представления проектов решений на согласование в нормативно-правовое управление и сдачи документов в управление организационной работы для последующего копирования и передачи проектов решений в Петрозаводский городской Совет. График подготовки проектов решений утверждается заместителем главы Администрации - руководителем аппарата.

Для согласования перечня всех вопросов, которые требуют внесения на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета, заместитель главы
Администрации руководитель аппарата проводит рабочее м совещание с заместителями главы Администрации и руководителями функциональных подразделений. Организационное обеспечение проведения совещания осуществляется организационным отделом.

4.12. Согласованные проекты решений с материалами представляются в управление организационной работы не позднее, чем за 35 дней до начала работы очередной сессии Петрозаводского городского Совета. Тексты проектов решений одновременно представляются в управление организационной работы в электронном виде. Электронный вид проектов решений, являющихся нормативными правовыми актами, предоставляется в формате в соответствии с Порядком предоставления.

Ответственность за соблюдение соответствия проекта решения на бумажном носителе проекту в электронном виде несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

При передаче проекта решения в управление организационной работы, руководитель структурного подразделения, ответственного за разработку проекта решения, письменно уведомляет о том, кто будет докладчиком и содокладчиком по данному проекту решения на сессии Петрозаводского городского Совета.

4.13. На основании представленных проектов решений управлением организационной работы готовится письмо за подписью Главы Петрозаводского городского ©круга в Петрозаводский городской Совет о включении подготовленных проектов решений в повестку дня сессии.

4.14. Организационный отдел формирует полный пакет документов в количестве 45 экземпляров и направляет Председателю Петрозаводского городского Совета вместе с письмом Главы Петрозаводского городского округа не позднее, чем за 30 дней до начала работы очередной сессии Петрозаводского городского Совета.

4.15. Организационный отдел передает Главе Петрозаводского городского округа и заместителям главы Администрации, управляющему делами - заместителю руководителя аппарата Администрации, начальнику нормативно-правового управления полный пакет документов, планируемый для рассмотрения на сессии Петрозаводского городского Совета.

4.16. Проекты решений, вносимые на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета, как правило, предварительно рассматриваются на заседаниях постоянных комиссий Петрозаводского городского Совета. Докладчики и содокладчики по вопросам, включенным в повестку дня сессии Петрозаводского городского Совета, обязательно присутствуют на заседаниях постоянных комиссий Петрозаводского городского Совета.

4.17. Организационный отдел после получения информации от аппарата Петрозаводского городского Совета включает в календарный план*работы Администрации на месяц заседания постоянных комиссий Петрозаводского городского Совета и информирует заместителей главы Администрации, всех докладчиков и содокладчиков о времени их проведения.

Организационный отдел несет ответственность за своевременное уведомление докладчиков и содокладчиков о дате и времени заседаний постоянных комиссий Петрозаводского городского Совета.

4.18. В случае невозможности присутствия на заседании постоянной комиссии Петрозаводского городского Совета докладчика и содокладчика, руководитель структурного подразделения, ответственного за внесение проекта решения, включенного в повестку дня заседания постоянной комиссии Петрозаводского городского Совета, незамедлительно уведомляет начальника организационного отдела о причине отсутствия докладчика либо содокладчика с указанием должностного лица, которому поручено участвовать в заседании постоянной комиссии Петрозаводского городского Совета и отвечать на поставленные вопросы.

4.19. В случае если проект решения, вносимый на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета, не принят, процедура подготовки проекта решения, вносимого на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета, повторяется.

4.20. Дополнительные проекты решений (после истечения 30-дневного срока, установленного пунктом 4.14 настоящего Регламента) готовятся и вносятся на рассмотрение сессии Петрозаводского городского Совета только после получения разрешения заместителем главы Администрации - руководителем аппарата и уведомления управляющего делами - заместителя руководителя аппарата Администрации.

Все проекты решений, как правило, должны быть внесены до начала работы постоянных комиссий Петрозаводского городского Совета.

4.21. Ежегодно, во втором квартале года, следующего за отчетным, в Петрозаводский городской Совет передается отчет Главы Петрозаводского городского округа о своей деятельности и деятельности Администрации вместе с проектом решения по данному вопросу.

Проект решения должен содержать:

- информацию о деятельности Главы Петрозаводского городского округа и Администрации;

- предложения о совершенствовании системы местного самоуправления в Петрозаводском городском округе;

- информацию о правовых актах, в отношении которых прокуратурой направлены протесты и (или) представления, а также обжалованных в судебном порядке.

Докладчиком по проекту решения об отчете Главы Петрозаводского городского округа о своей деятельности и деятельности Администрации является Глава Петрозаводского городского округа.

4.22. Внесение проектов решений об утверждении местного бюджета, об утверждении отчета об исполнении местного бюджета осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом с учетом особенностей, установленных Положением о бюджетном процессе в Петрозаводском городском округе.

4.23. Глава Петрозаводского городского округа, либо должностное лицо, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации, вправе инициировать созыв внеочередной сессии Петрозаводского городского Совета.

4.24. Подготовка и согласование проектов решений на внеочередную сессию Петрозаводского городского Совета осуществляется в установленном настоящим Регламентом порядке.

Пакет документов на внеочередную сессию Петрозаводского городского Совета готовится организационным отделом и передается в количестве 45 экземпляров в Петрозаводский городской Совет вместе с письмом Главы Петрозаводского городского округа, либо должностного лица, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации, о созыве внеочередной сессии Петрозаводского городского Совета, не позднее, чем за 3 дня до предполагаемой даты ее проведения.

4.25. Решения, принятые Петрозаводским городским Советом, за исключением Решений, не имеющих нормативного характера, поступают в отдел делопроизводства для направления на подпись Главе Петрозаводского городского округа. Решения подписываются Главой Петрозаводского городского округа либо другим должностным лицом, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации в течение 10 дней со дня направления Петрозаводским городским Советом на подписание.

4.26. Глава Петрозаводского городского округа вправе отклонить нормативный правовой акт, принятый Петрозаводским городским Советом. В этом случае, по поручению Главы Петрозаводского городского округа, нормативно-правовое управление или другое функциональное подразделение Администрации готовит проект мотивированного обоснования отклонения. В случае отклонения возможно направление предложений о внесении в нормативный правовой акт изменений и дополнений. Отдел делопроизводства передает подготовленный и завизированный исполнителем проект мотивированного обоснования отклонения и предложения о внесении в нормативный правовой акт изменений и дополнений (при их наличии) на подпись Главе Петрозаводского городского округа и не позднее, чем по истечении 10 дней, возвращает в Петрозаводский городской Совет отклоненный нормативный правовой акт.

4.27. Если при повторном рассмотрении Решение Петрозаводского городского Совета будет одобрено в ранее принятой редакции большинством не менее двух третей от установленной численности депутатов, оно подписывается Главой Петрозаводского городского округа в течение 7 дней со дня направления Петрозаводским городским Советом на подписание.

4.28. Решения Петрозаводского городского Совета, подписанные Главой Петрозаводского городского округа, публикуются пресс-центром в периодическом печатном средстве массовой информации органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа.

4.29. Решения Петрозаводского городского Совета, являющиеся нормативными правовыми актами, в течение 10 дней с момента опубликования, но не позднее 20 дней с момента принятия, направляются отделом делопроизводства в уполномоченный на организацию и ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Карелия орган исполнительной власти Республики Карелия.

5. Порядок подготовки законодательных инициатив Главы Петрозаводского городского округа

5.1. План законодательных инициатив Главы Петрозаводского городского округа в Законодательное Собрание Республики Карелия формируется на полугодие нормативно-правовым управлением на основе предложений структурных подразделений, поступивших не позднее, чем за один месяц до начала соответствующего периода.

5.2. Законопроект либо изменения, дополнения в него (далее - законопроект), направляются структурным подразделением - разработчиком в нормативно-правовое управление для согласования, при этом предложения по законодательным инициативам должны содержать:

- пояснительную записку с обоснованием необходимости принятия законопроекта, в том числе ожидаемых социально-экономических последствий, а также указание на отсутствие в законопроекте коррупциогенных факторов;

- справку о состоянии республиканского законодательства в данной сфере правового регулирования;

- в случае, когда вносимые предложения потребуют отмены, внесения изменений и дополнений в действующие законы Республики Карелия, перечень актов, требующих внесения изменений и дополнений в эти законы, либо их отмены;

- финансово-экономическое обоснование в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат;

- этапы подготовки законопроекта, фамилии руководителей, ответственных за его разработку.

5.3. Нормативно-правовое управление передает согласованный законопроект, а также документы, указанные в пункте 5.2 настоящего Регламента, на подпись Главе Петрозаводского городского округа.

5.4. Далее законопроект вносится на рассмотрение Законодательного Собрания Республики Карелия в документальном виде и в электронной форме по информационным системам общего пользования.

5.5. Представитель Главы Петрозаводского городского округа (как правило, специалист структурного подразделения - разработчика проекта) совместно со специалистом нормативно-правового управления участвует в работе комитетов, комиссий Законодательного Собрания Республики Карелия.

6. Порядок подготовки, учета и хранения договоров (соглашений), муниципальных контрактов, одной из сторон которых выступает Администрация, контроль за их исполнением

6.1. Администрация как исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления Петрозаводского городского округа выступает в отношениях, регулируемых гражданским законодательством, на равных началах с иными участниками этих отношений - гражданами и юридическими лицами, в связи с чем может заключать договоры (соглашения), муниципальные контракты в порядке, установленном действующим законодательством.

6.2. От имени Администрации договоры (соглашения), как правило, подписываются Главой Петрозаводского городского округа.

Заместители главы Администрации или иные должностные лица Администрации подписывают договоры (соглашения) по поручению Главы Петрозаводского городского округа на основании выданной им доверенности.

6.3. Проект договора (соглашения), заключаемого по инициативе Администрации, готовится функциональным подразделением, в ведении которого находятся вопросы, изложенные в договоре (соглашении).

6.4. При подготовке договора (соглашения) обязательной является проверка полномочий лиц, подписывающих договор (соглашение), соответствия указанных адресов (юридического и фактического), банковских реквизитов. Проверка проводится функциональным подразделением, занимающимся разработкой проекта договора (соглашения) либо протокола разногласий к договору (соглашению) (далее - протокол разногласий), заключаемому по инициативе третьих лиц.

6.5. Функциональное подразделение, занимающееся разработкой проекта договора (соглашения), протокола разногласий, после согласования с заинтересованными структурными подразделениями представляет его для проверки на соответствие действующему законодательству в нормативно-правовое управление.

6.6. После проверки на соответствие действующему законодательству проект договора (соглашения), протокола разногласий представляется функциональным подразделением, занимающимся разработкой проекта, на подпись Главе Петрозаводского городского округа или иному уполномоченному должностному лицу Администрации.

6.7. Подписанный от имени Администрации и скрепленный печатью проект договора (соглашения), протокол разногласий направляется контрагентам для рассмотрения и подписания.

6.8. В случае получения протокола разногласий функциональное подразделение, подготовившее проект договора (соглашения), обязано в трехдневный срок рассмотреть протокол разногласий и со своими предложениями передать его для проверки на соответствие действующему законодательству и согласования в нормативно-правовое управление в порядке, предусмотренном пунктом 6.5 настоящего Регламента.

6.9. Проект договора (соглашения), предлагаемого к заключению контрагентом, поступает на рассмотрение в соответствующее функциональное подразделение, в чьем ведении находятся вопросы, изложенные в проекте договора (соглашения). Согласовав в трехдневный срок условия проекта договора (соглашения) с другими заинтересованными структурными подразделениями, проект договора (соглашения) с замечаниями и предложениями направляется в нормативно-правовое управление для проверки на соответствие действующему законодательству и согласования, в порядке, предусмотренном пунктом 6.5 настоящего Регламента.

6.10. При получении заключения нормативно-правового управления структурное подразделение, в чьем ведении находятся вопросы, изложенные в проекте договора (соглашения), оформляет, с; при необходимости, протокол разногласий.

6.11. Подписанный от имени Администрации и скрепленный печатью договор (соглашение) с пометкой "С протоколом разногласий" вместе с двумя экземплярами протокола разногласий направляются контрагенту для рассмотрения и подписания.

6.12. В случае направления контрагенту протокола разногласий и получения от него протокола урегулирования разногласий, функциональное подразделение, в чьем ведении находятся вопросы, изложенные в договоре (соглашении), готовит и представляет для согласования в порядке, предусмотренном пунктами 6.5, 6.8 настоящего Регламента, ответ на протокол урегулирования разногласий. В ответе на протокол урегулирования разногласий в обязательном порядке указываются пункты договора (соглашения), по которым разногласия не урегулированы.

6.13. Ответственность за качество документов в целом несет заместитель главы Администрации, курирующий функциональное подразделение, подготовившее договор (соглашение) либо протокол разногласий, ответ на протокол урегулирования разногласий.

6.14. Регистрация договоров (соглашений), заключаемых Администрацией, осуществляется специалистами приемных структурных подразделений, ответственными за делопроизводство сотрудниками функциональных подразделений, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в договоре (соглашении).

6.15. Для договоров, заключаемых функциональными подразделениями на сумму, не превышающую сто тысяч рублей по одной закупке товаров, работ, услуг, управлением муниципального заказа ежеквартально составляется план таких закупок (далее - ежеквартальный план закупок) в соответствии с предложениями функциональных подразделений.

Управление муниципального заказа осуществляет контроль и согласование договоров, заключаемых функциональными подразделениями на сумму, не превышающую сто тысяч рублей по одной закупке товаров, работ, услуг, согласно ежеквартальному плану закупок.

Регистрация указанных договоров осуществляется в АИС "Муниципальный заказ города Петрозаводска" в управлении муниципального заказа аппарата (далее управление муниципального заказа) на основании заявок функциональных подразделений.

6.16. Муниципальные контракты заключаются Администрацией и регистрируются функциональными подразделениями в реестре контрактов в единой информационной системе в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

6.17. Контроль за исполнением условий договора (соглашения) возлагается на функциональное подразделение, подготовившее проект договора (соглашения) или протокол разногласий, руководитель которого в течение одного месяца по окончании срока действия договора (соглашения) представляет Главе Петрозаводского городского округа информацию об их исполнении, в случае нарушения сроков и отдельных условий договора (соглашения) - аналитическую справку о причинах неисполнения договора (соглашения).

6.18. Хранение заключенных и зарегистрированных договоров (соглашений) осуществляется в функциональном подразделении, в ведении которого находятся вопросы, изложенные в договоре (соглашении), в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации.

7. Организация контроля исполнения документов (поручений, резолюций) в Администрации

7.1. В Администрации контролю подлежит исполнение:

постановлений, распоряжений Администрации;

поручений Главы Петрозаводского городского округа, поручений заместителей главы Администрации по исполнению нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Карелия, Решений Петрозаводского городского Совета;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации и руководителей функциональных подразделений Администрации;

поручений, содержащихся в приказах структурных подразделений Администрации;

поручений, резолюций Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации по исполнению служебной переписки и обращений граждан.

7.2. Контроль исполнения документов (поручений, резолюций) включает в
себя:
контроль по существу исполнения; контроль за сроками исполнения; проверку хода исполнения; учет и анализ результатов исполнения.

7.3. Контроль по существу исполнения документов (поручений, резолюций) осуществляется должностным лицом Администрации, подписавшим документ, давшим поручение, наложившим резолюцию.

7.4. Контроль за сроками исполнения осуществляется:

- в отделе делопроизводства: за сроками исполнения нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Карелии, Решений Петрозаводского городского Совета, постановлений, распоряжений Администрации, поручений, резолюций Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации по исполнению служебной переписки и обращений граждан.

в приемных структурных и функциональных подразделений Администрации: за исполнением приказов комитетов, поручений, резолюций по исполнению служебной переписки и обращений граждан заместителей главы Администрации, руководителей функциональных подразделений;

- в приемной аппарата Администрации: за исполнением приказов аппарата, поручений, резолюций по исполнению служебной переписки и обращений граждан заместителя главы Администрации - руководителя аппарата, управляющего делами - заместителя руководителя аппарата Администрации.

7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, ига поступивших документов (кроме обращений граждан и объединений, в том числе имеющих статус юридического лица) - с даты получения.

7.6. В Администрации документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- обращения Петрозаводского городского Совета, комиссии Петрозаводского городского Совета, рабочей группы Петрозаводского городского Совета, депутата Петрозаводского городского Совета - 14 дней;

- запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации- 30 дней;

- запрос Уполномоченного по правам человека в Республике Карелия - 15 дней;

- запрос Уполномоченного по правам ребенка в Республике Карелия - 15 дней;

- обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения);

- обращение депутата Законодательного Собрания Республики Карелия - 15 дней;

- запрос депутата Петрозаводского городского Совета - 14 дней.

Срок исполнения документа определяется должностным лицом Администрации исходя из срока, установленного в поступившем документе или сроков, установленных законодательством Российской Федерации, Республики Карелия, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа.

Поручения, содержащие указание "Срочно", подлежат исполнению в течение 3-х дней с даты подписания поручения, указание "Оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если окончание срока исполнения документа (поручения, резолюции) со сроком исполнения до 7 дней приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Если срок исполнения документа (поручения, резолюции) не указан, он подлежит исполнению в 30-дневный срок со дня регистрации документа (со дня выдачи поручения, подписания резолюции), если нормативными правовыми актами не установлены иные сроки. Если окончание срока исполнения документа (поручения, резолюции) приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается предшествующий ему рабочий день.

7.7. Изменение срока исполнения документа (поручения, резолюции) производится должностным лицом Администрации, установившим этот срок. По документам, поступившим в отдел делопроизводства, изменение срока их исполнения может производиться заместителем главы Администрации -руководителем аппарата или управляющим делами - заместителем руководителя аппарата Администрации.

7.8. При назначении нескольких исполнителей документа (поручения, резолюции) исполнитель, указанный в поручении (резолюции) первым, является ответственным исполнителем, организующим работу по исполнению и несущим ответственность за исполнение документа (поручения, резолюции).

7.9. Соисполнители направляют свои заключения, информацию (в виде служебных записок, информационных справок) ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие своевременное рассмотрение документа (поручения, резолюции), но не менее чем за три дня до истечения срока исполнения. При исполнении срочных документов (поручений, резолюций) - за день до или в день истечения срока исполнения.

7.10. Ответственный исполнитель представляет в отдел делопроизводства согласованный с установленными структурными и функциональными подразделениями, должностными лицами Администрации ответный документ, приложив к нему заключения, информацию соисполнителей и документ (поручение, резолюцию), исполнение которых контролируется.

7.11. В том случае, если возникает необходимость продления срока исполнения документа (поручения, резолюции), ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет в отдел делопроизводства на имя должностного лица Администрации, указанного в пункте 7.7 настоящего Регламента, служебную записку с мотивированной просьбой и предложением по новому сроку исполнения.

7.12. Замена ответственного исполнителя или передача * исполнения документа (поручения, резолюции) другому ответственному исполнителю могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию должностного лица Администрации, указанного в пункте 7.7 настоящего Регламента, с обязательным уведомлением об этом отдела делопроизводства.

Предложение с обоснованием необходимости замены ответственного исполнителя представляется должностному лицу Администрации, указанному в пункте 7.7 настоящего Регламента, руководителем заинтересованного функционального подразделения не позднее 3 дней со дня передачи на исполнение документа (поручения, резолюции), а по срочным и оперативным документам (поручениям, резолюциям) - незамедлительно.

7.13. Контроль за сроками исполнения строится на базе регистрационных данных АСДА в отделе делопроизводства, приемных структурных подразделений или журналов регистрации документов в структурных подразделениях.

7.14. Предупреждение об истечении сроков исполнения осуществляется при помощи контрольных карточек и справок-напоминаний * предупредительного контроля, которые еженедельно направляются исполнителям.

7.15. Документ (поручение, резолюция) считается исполненным и снимается с контроля после его полного исполнения: выполнения резолюций, подготовки ответного документа (согласованного и подписанного), получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения.

7.16. Непредставление в отдел делопроизводства копии или второго экземпляра ответного документа считается нарушением срока исполнения.

7.17. Еженедельно на совещании заместителя главы Администрации -руководителя аппарата заслушивается 4 информация начальника управления организационной работы о состоянии исполнительской дисциплины по исполнению документов (поручений, резолюций).

8. Организация работы со служебной корреспонденцией в Администрации

Организация работы со служебной корреспонденцией в Администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству Администрации.

9. Рассмотрение протестов, представлений и предостережений прокурора в Администрации

9.1. Протест прокурора на постановление, распоряжение Администрации регистрируется в отделе делопроизводства в день его поступления и представляется Главе Петрозаводского городского округа на рассмотрение для последующего его направления в структурное подразделение, подготовившее опротестованный акт.

Одновременно копия протеста прокурора вместе с копией опротестованного акта т передаются в нормативно-правовое управление для представления в трехдневный срок мотивированного правового заключения по данному протесту в адрес структурного подразделения, подготовившего опротестованный акт.

9.2. На основании заключения нормативно-правового управления готовится ответ о результатах рассмотрения протеста прокурора за подписью Главы
Петрозаводского городского округа либо другого должностного лица, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации, и, при наличии правовых оснований, постановление, распоряжение Администрации об отмене опротестованного акта, либо о внесении изменений в опротестованный акт, которые представляются в прокуратуру не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления протеста в Администрацию.

9.3. Представление прокурора об устранении нарушений закона в той или иной сфере деятельности Администрации в день поступления в Администрацию регистрируется в отделе делопроизводства и безотлагательно направляется Главе Петрозаводского городского округа для последующего направления заместителю главы Администрации, в компетенции которого находится устранение нарушений, указанных в представлении прокурора.

Копия представления прокурора в день поступления в Администрацию направляется в нормативно-правовое управление и управляющему делами -заместителю руководителя аппарата Администрации.

9.4. Функциональное подразделение, которому заместителем главы Администрации дано соответствующее поручение, в течение 15 дней готовит ответ на представление прокурора.

9.5. Если в представлении прокурора указана необходимость совместного рассмотрения представления с прокурором, функциональным подразделением, ответственным за подготовку ответа на представление, в течение 10 дней (если иное не указано в самом представлении прокурора) организуется соответствующее рассмотрение.

9.6. Подготовленные материалы по итогам рассмотрения представления прокурора в пятидневный срок подлежат согласованию с нормативно-правовым управлением, управляющим делами - заместителем руководителя аппарата Администрации, заместителем главы Администрации - руководителем аппарата, после чего передаются на подпись Главе Петрозаводского городского округа либо другому должностному лицу, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации. Ответ должен быть представлен в прокуратуру в месячный срок с момента поступления представления прокурора в Администрацию.

9.7. Ответственность за своевременное представление в прокуратуру вышеназванных документов несет руководитель соответствующего структурного подразделения.

9.8. Предостережение прокурора о недопустимости нарушения закона в той или иной сфере деятельности Администрации в день поступления в Администрацию регистрируется в отделе делопроизводства и безотлагательно направляется Главе Петрозаводского городского округа для последующего направления заместителю главы Администрации, в компетенции которого находятся вопросы, указанные в предостережении.

10. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан и объединений граждан, в том числе имеющих статус юридического лица, в Администрации

10.1. Работа с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе имеющих статус юридического лица (далее - заявитель), в Администрации ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

10.2. Обращения, адресованные Главе Петрозаводского городского округа, регистрируются в отделе делопроизводства, если отдельными муниципальными правовыми актами Администрации не предусмотрен иной порядок.

Обращения, адресованные непосредственно руководителям структурных и функциональных подразделений, регистрируются в соответствующих приемных.

10.3. Регистрация письменного обращения осуществляется в электронном виде на основе АСДА либо в журнале регистрации обращений с заполнением соответствующих реквизитов. При регистрации на письменном обращении ставится штамп Администрации, куда вписывается входящий индекс и дата регистрации обращения. К зарегистрированному обращению распечатывается и прикладывается бланк резолюции Главы Петрозаводского городского округа, руководителей структурных (функциональных) подразделений, курирующих вопросы, поставленные в обращении.

10.4. После регистрации обращение заявителя в зависимости от содержания направляется Главе Петрозаводского городского округа, заместителям главы Администрации и руководителям функциональных подразделений Администрации в соответствии с их компетенцией.

10.5. На бланке резолюции Глава Петрозаводского городского округа, руководитель структурного (функционального) подразделения Администрации, курирующий вопросы, поставленные в обращении, указывает поручение, должностное лицо (должностных лиц) Администрации, ответственное (ответственных) за рассмотрение обращения заявителя, дату резолюции и ставит свою подпись.

10.6. С резолюцией документ возвращается в отдел делопроизводства (приемную структурного или функционального подразделения Администрации) по месту регистрации обращения, где организуется дальнейшая работа с ним в соответствии с резолюцией и обращение направляется на исполнение должностным лицам Администрации, ответственным за рассмотрение обращения заявителя (далее - исполнитель).

10.7. Исполнитель обеспечивает объективное и всестороннее рассмотрение обращения заявителя и подготовку проекта ответа в установленный законодательством срок.

10.8. В случае, если подготовка ответа на обращение была поручена нескольким исполнителям и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является исполнитель, указанный в резолюции первым, а соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию или заключения для обобщения и составления сводного ответа.

10.9. Ответ на обращение заявителя оформляется ответственным исполнителем в соответствии с требованиями, установленными инструкцией по делопроизводству Администрации, и представляется на подпись Главе Петрозаводского городского округа, заместителю главы Администрации, либо уполномоченному на то руководителю функционального подразделения, осуществляющему рассмотрение данного обращения.

10.10. Ответ автору обращения, поступившего в адрес Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации, может дать должностное лицо Администрации, рассматривающее конкретное обращение в соответствии с пунктом 10.5 настоящего Регламента, за исключением ответа на повторное обращение, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, с учетом п. 7 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

10.11. Ответственность за объективное, всестороннее рассмотрение обращения заявителя возлагается на должностное лицо Администрации, подписавшее ответ на обращение.

Ответственность за своевременное рассмотрение обращения заявителя возлагается на исполнителя.

10.12. На подписанном Главой Петрозаводского городского округа, заместителем главы Администрации либо уполномоченным на то руководителем функционального подразделения Администрации ответе на обращение заявителя проставляются дата и регистрационный номер обращения, данный ему при первоначальной регистрации.

10.13. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном (функциональном) подразделении, производит экспедиционную обработку отправляемого ответа (адресование, вложение в конверты, их заклеивание) и передает его в отдел делопроизводства для почтовой отправки корреспонденции.

10.14. Ответ на обращение заявителя, поступившее через "Электронную приемную", отправляется заявителю по электронной почте, при необходимости публикуется на сайте "Электронной приемной" официального сайта Администрации, а также направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

10.15. Исполненными считаются обращения заявителей, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы.

10.16. В случае поступления устного обращения в ходе личного приема, если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя.

11. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии местного самоуправления

11.1. Коллегия местного самоуправления города Петрозаводска (далее -Коллегия) является совещательным консультативно-аналитическим органом при Главе Петрозаводского городского округа.

11.2. Коллегия создается в целях анализа и решения проблем, имеющих общегородское значение, с привлечением к участию в обсуждении данных проблем городской общественности.

11.3. Состав Коллегии утверждается постановлением Администрации.

В состав Коллегии входят Глава Петрозаводского городского округа, заместители главы Администрации, депутаты Законодательного Собрания Республики Карелия, депутаты Петрозаводского городского Совета, представители органов государственной власти, общественных организаций, предприятий и учреждений, иных организаций.
Численность Коллегии - от 20 до 25 человек.

11.4. Заседания Коллегии ведет Глава Петрозаводского городского округа, в его отсутствие - должностное лицо, на которое исполнение обязанностей Главы Петрозаводского городского округа возложено распоряжением Администрации.

11.5. Деятельность Коллегии основывается на коллективном, свободном обсуждении вопросов местного значения Петрозаводского городского округа, вынесенных на коллегиальное рассмотрение, открытости, доступности, достоверности и своевременности предоставления информации о деятельности Коллегии.

11.6. Основной формой деятельности Коллегии является заседание. Заседания Коллегии созываются 1 раз в месяц, каждый четвертый вторник, в 10 часов, за исключением июня, июля и августа.

11.7. Заседания Коллегии проводятся в соответствии с планом работы Коллегии на полугодие, сформированным на основе предложений структурных подразделений и утвержденным постановлением Администрации.

Глава Петрозаводского городского округа имеет право выносить внеплановые вопросы на заседание Коллегии.

11.8. Заседание Коллегии правомочно, если на нем присутствует не менее половины от общей численности Коллегии.

11.9. Члены Коллегии обязаны лично участвовать в заседании и не вправе делегировать свои полномочия другим лицам, в том числе членам Коллегии. В случае невозможности участия в заседании член Коллегии заблаговременно уведомляет об этом отдел делопроизводства.

11.10. В заседаниях Коллегии принимают участие:

- депутаты Петрозаводского городского Совета;

- представитель прокуратуры города Петрозаводска;

- представитель управления МВД России по г. Петрозаводску;

- консультант юридического отдела Петрозаводского городского Совета;

- специалист нормативно-правового управления;

- специалист пресс-центра;

- руководители структурных и функциональных подразделений.

На заседания обязательно приглашаются должностные лица, от которых непосредственно зависит реализация рассматриваемых на заседании вопросов.

11.11. Подготовку заседаний Коллегии осуществляет отдел делопроизводства.

11.12. Подготовку списка приглашенных лиц, их приглашение и регистрацию обеспечивает функциональное подразделение, ответственное , за подготовку рассматриваемого на заседании вопроса. Список приглашенных лиц представляется функциональным подразделением в отдел делопроизводства в 3-х экземплярах.

11.13. Повестка заседания Коллегии формируется в соответствии с планом работы Коллегии и согласовывается с заместителем главы Администрации -руководителем аппарата. Изменения в повестку заседания Коллегии вносятся с разрешения Главы Петрозаводского городского округа на основании представляемой на его имя служебной записки.

11.14. По вопросу, рассматриваемому на заседании Коллегии, структурным подразделением, ответственным за подготовку рассматриваемого на заседании вопроса, заблаговременно готовится проект постановления Администрации, в котором отражаются состояние дел по такому вопросу, конкретные меры, сроки проведения запланированных мероприятий, указание на ответственных должностных лиц, а также учитываются действующие акты по рассматриваемому вопросу.

11.15. Согласованный с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку рассматриваемого на заседании вопроса, другими заинтересованными структурными подразделениями, начальником нормативно-правового управления проект постановления Администрации в необходимом количестве с прилагаемыми материалами передается в отдел делопроизводства не позднее, чем за 7 календарных дней до заседания Коллегии.

11.16. Проект постановления Администрации и прилагаемая к нему информация рассылается отделом делопроизводства Главе Петрозаводского городского округа, членам Коллегии, прокурору города Петрозаводска, в аппарат Петрозаводского городского Совета и нормативно - правовое управление не позднее, чем за 6 календарных дней до заседания Коллегии.

11.17. Проект постановления Администрации и прилагаемая к нему информация, представленные с нарушением установленного порядка подготовки, возвращаются отделом делопроизводства для доработки.

11.18. Вопрос, по которому проект постановления Администрации и прилагаемая к нему информация не представлены в установленные сроки, в повестку очередного заседания Коллегии не включается.

11.19. Предложения и замечания, высказанные при рассмотрении вопроса на заседании Коллегии, фиксируются в протоколе заседания и вносятся в проект постановления Администрации при его доработке.

Срок доработки проекта постановления Администрации устанавливается Главой Петрозаводского городского округа или заместителем главы Администрации - руководителем аппарата.

11.20. Глава Петрозаводского городского округа издает постановление Администрации, доработанное с учетом предложений и замечаний, высказанных при рассмотрении вопроса на заседании Коллегии.

12. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Администрации

12.1. Предоставление информации о деятельности Администрации осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

12.2. Доступ к информации о деятельности Администрации обеспечивается следующими способами:

12.2.1. Обнародование (опубликование) информации о (г):* деятельности Администрации в средствах массовой информации.

12.2.2. Размещение информации о деятельности Администрации в сети Интернет.

12.2.3. Присутствие граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и местного самоуправления, на заседаниях коллегиальных органов, созданных при Администрации.

12.2.4. Размещение информации о деятельности Администрации и её структурных подразделений в помещениях, занимаемых Администрацией.

12.2.5. Размещение информации о деятельности Администрации и её подведомственных организаций в помещениях, занимаемых подведомственными организациями.

12.2.6. Размещение информации о деятельности Администрации в иных отведенных для этих целей местах.

12.2.7. Обеспечение возможности ознакомления с информацией о деятельности Администрации на базе центров общественного доступа граждан к муниципальным Интернет-ресурсам на базе муниципальных библиотек Петрозаводского городского округа.

12.2.8. Предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности Администрации.

12.3. Информация о деятельности Администрации, размещаемая в сети Интернет, должна содержать:

12.3.1. Общую информацию о Главе Петрозаводского городского округа, Администрации;

12.3.2. Информацию о нормотворческой деятельности Администрации;

12.3.3. Информацию об участии Главы Петрозаводского городского округа, Администрации в целевых программах, в международном сотрудничестве, а также о мероприятиях, проводимых Главой Петрозаводского городского g округа, Администрацией, в том числе сведения об официальных визитах и о рабочих поездках Главы Петрозаводского городского округа, руководителей и официальных делегаций Администрации;

12.3.4. Информацию о состоянии защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций;

12.3.5. Информацию о результатах проверок, проведенных Администрацией* подведомственными ей организациями в пределах их полномочий, а также о результатах проверок, проведенных в Администрации и подведомственных ей организациях;

12.3.6. Тексты официальных выступлений и заявлений Главы Петрозаводского городского округа и заместителей главы Администрации;

12.3.7. Статистическую информацию о деятельности Администрации;

12.3.8. Информацию о кадровом обеспечении Администрации;

12.3.9. Информацию о работе Администрации с обращениями граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и местного самоуправления.

Состав конкретной информации, размещаемой Администрацией в сети Интернет, определяется Перечнем информации о деятельности Администрации, утвержденным постановлением Администрации.

12.4. Информация о деятельности Главы Петрозаводского городского округа и Администрации по запросам журналистов готовится с участием структурных подразделений и направляется в средства массовой информации пресс-центром.

12.5. Доступ к информации о закупках товаров, работ, услуг для муниципальных нужд Администрации Петрозаводского t' городского округа осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

13. Взаимодействие Администрации со средствами массовой информации

13.1. Информация о публичных мероприятиях с участием Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации направляется пресс-центром в средства массовой информации и размещается на официальном сайте Администрации.

13.2. Взаимодействие Администрации со средствами массовой информации обеспечивается пресс-центром или через сотрудников пресс-центра.

13.3. Руководители структурных подразделений не позднее 20 декабря текущего года представляют в пресс-центр предложения по освещению деятельности комитетов, аппарата Администрации на предстоящий год.

13.4. В соответствии с предложениями структурных подразделений по освещению деятельности комитетов, аппарата Администрации пресс-центр проводит тематические встречи для средств массовой информации города с заместителями главы Администрации, руководителями управлений. Комитеты, аппарат Администрации каждый второй и четвертый четверг месяца представляют в пресс-центр информацию в электронном виде о наиболее важных результатах проделанной работы за прошедшие две недели и наиболее важных мероприятиях на предстоящие две недели.

13.5. Еженедельно до 10 часов понедельника сотрудник пресс - центра представляет заместителю главы Администрации - руководителю аппарата медиа-план на текущую неделю. Медиа-план формируется пресс-центром на основе календарных планов работы Администрации на месяц, Главы Петрозаводского городского е округа на месяц, предложений структурных подразделений по освещению деятельности комитетов, аппарата Администрации и утверждается заместителем главы Администрации - руководителем аппарата.

13.6. Функциональные подразделения еженедельно до 17 часов пятницы представляют в пресс - центр информацию об изменениях и дополнениях календарного плана работы Администрации на предстоящую неделю для корректировки медиа-плана. В исключительных случаях информация о предстоящем публичном мероприятии, проводимом структурным подразделением, представляется в пресс-центр не позднее, чем за одни сутки до его начала.

13.7. При необходимости и по предварительной договоренности с сотрудниками Администрации пресс-центр организует их интервью в средствах массовой информации. Информация с указанием места, времени съемок и тематики передачи представляется пресс-центром сотруднику Администрации не позднее, чем за одни сутки до даты проведения интервью.

13.8. Информацию о проведении мероприятия, где не могло быть обеспечено присутствие сотрудников пресс-центра, комитеты, функциональные подразделения аппарата Администрации предоставляют в пресс-центр в течение двух дней с момента проведения мероприятия.

14. Порядок оформлении представлений на награды

14.1. Порядок представления ходатайств на награждение государственными наградами:

14.1.1. Государственных наград Российской Федерации и Республики Карелия удостаиваются граждане за заслуги и достижения, трудовые и служебные свершения в профессиональной и общественно - политической деятельности и за большой личный вклад в культурное, научное и социально - экономическое развитие Российской Федерации и Республики Карелия.

14.1.2. Наградные листы к государственным наградам Российской Федерации заполняются в трех экземплярах по форме, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 07.09.2010 N 1099.

Наградные листы к государственным наградам Республики Карелия заполняются в одном экземпляре по форме, утвержденной Указом Главы Республики Карелия от 17.10.2002 N143.

14.1.3. Наградные листы, оформленные с учетом вышеизложенных правил, принимаются управлением кадров и муниципальной службы аппарата
Администрации (далее - управление кадров и муниципальной службы) для рассмотрения на комиссии по государственным наградам при Главе Петрозаводского городского округа.

Заседания комиссии по государственным наградам при Главе Петрозаводского городского округа проводятся каждый первый четверг месяца.

14.1.4. Сотрудники управления кадров и муниципальной службы приглашают на заседание комиссии по государственным наградам при Главе Петрозаводского городского округа представителей трудовых коллективов, внесших ходатайства о представлении своих сотрудников к государственным наградам.

14.2. Порядок представления ходатайств на награждение Почетной грамотой города Петрозаводска.

14.2.1. Почетной грамотой города Петрозаводска награждаются граждане и организации! за заслуги в хозяйственном и культурном строительстве, обеспечении социально-экономического развития города, за достижения в области науки, культуры, искусства, за активное участие в деловой и общественной жизни города.

14.2.2. Награждение Почетной грамотой города Петрозаводска производится постановлением Администрации по представлению заместителей главы Администрации, предприятий, учреждений и организаций города.

14.2.3. При внесении предложений о награждении Почетной грамотой города Петрозаводска инициатором награждения в управление кадров и муниципальной службы представляются: ходатайство, подробная характеристика деятельности и заслуг награждаемого, подробная справка о работе организации (для награждения коллектива).

14.2.4. Документы, указанные в пункте 14.2.3 настоящего Регламента, должны быть представлены в управление кадров и муниципальной службы не позднее, чем за 20 дней до дня чествования награжденных.

14.2.5. Повторное награждение Почетной грамотой города Петрозаводска за новые заслуги возможно не ранее, чем через 3 года с момента издания постановления Администрации, указанного в пункте 14.2.2 настоящего Регламента.

Учет и регистрация награжденных осуществляется управлением кадров и муниципальной службы.

15. Порядок направления в служебные командировки

15.1. Порядок направления в служебные командировки:

15.1.1. Служебной командировкой признается поездка работника (далее также - командируемый) на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств).

15.1.2. Учет работников, выбывающих в служебные командировки из Администрации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из Администрации.

15.1.3. Заместитель главы Администрации - руководитель аппарата приказом аппарата назначает работника, ответственного за ведение журнала выбытия.

15.1.4. Направление в служебную командировку оформляется: распоряжением Администрации в отношении Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации, приказом аппарата Администрации в отношении остальных муниципальных служащих Администрации, издаваемыми на основании служебного задания, утверждаемого по номенклатуре должностей Главой Петрозаводского городского округа, заместителем главы Администрации -руководителем аппарата.

Цель командировки работника определяется руководителем структурного подразделения и указывается в служебном задании, после чего служебное задание подписывается Главой Петрозаводского городского округа или заместителем главы Администрации-руководителем аппарата.

15.1.5. Служебное задание, оформленное должным образом, за две недели до начала командировки направляется в управление кадров и муниципальной службы и является основанием для издания распоряжения Администрации, приказа аппарата Администрации о направлении работника в командировку.

Проект распоряжения (приказа аппарата) Администрации о направлении работника в командировку готовится управлением кадров и муниципальной службы.

На основании распоряжения (приказа аппарата) Администрации управление кадров и муниципальной службы выдает командировочное удостоверение под личную подпись командируемого.

По возвращении из командировки командируемый делает в командировочном удостоверении отметку о прибытии в управлении кадров и муниципальной службы.

15.1.6. В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки командируемый обязан представить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах и служебное задание со всеми необходимыми визами и кратким отчетом о выполнении служебного задания в управление финансового обеспечения Администрации аппарата Администрации. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке (отметки о выбытии и прибытии в пункты назначения), документы о найме жилого помещения (при наличии) и фактических расходах по проезду.

15.2. Особенности порядка направления в заграничные служебные командировки:

15.2.1. Выезд представителей Администрации в заграничные служебные командировки осуществляется по распоряжению Администрации.

15.2.2. Проект распоряжения Администрации готовится управлением кадров и муниципальной службы на основании предложения управления общественных связей и международного сотрудничества аппарата Администрации (далее - управление общественных связей и международного сотрудничества) и приглашения иностранной или международной организации - партнера, дипломатического представительства РФ или представительства российской организации за рубежом, служебного задания, утверждаемого в соответствии с пунктом 15.1.4 настоящего Регламента.

В приглашении подтверждается служебный характер поездки, указываются принимающая сторона, фамилия, имя, отчество приглашаемого, сроки визита, цель и финансовые условия командировки.

15.2.3. При необходимости работникам, выезжающим в заграничные служебные командировки, оформляются визы для въезда на территорию иностранного государства. Для оформления иностранных виз работник за 25 дней до предполагаемой даты выезда в командировку передает требуемые документы в управление общественных связей и международного сотрудничества, который направляет их в дипломатическое представительство соответствующей страны.

15.2.4. По завершении заграничной служебной командировки командируемым составляется письменный отчет о выполнении служебного задания, в котором в том числе указываются цель поездки, сроки, название принимающей организации, состав делегации, информация о состоявшихся встречах, достигнутых договоренностях, перспективах продолжения сотрудничества, иная существенная информация.

15.3. При направлении в служебные командировки работникам оплачиваются командировочные & расходы согласно нормам, установленным коллективным договором или иными локальными правовыми актами Администрации.

16. Порядок приема иностранных делегаций

16.1. Прием иностранных делегаций в Администрации включает в себя:

- прием официальных делегаций городов - побратимов и партнеров;

- прием официальных делегаций различных зарубежных и международных организаций;

- прием официальных делегаций дипломатических представительств иностранных государств в Российской Федерации;

- прием представителей рабочих групп по конкретным международным проектам.

16.2. Прием официальных делегаций городов - побратимов и партнеров осуществляется на основании ежегодного Плана зарубежных визитов и приема иностранных делегаций (далее - План обменов).

16.3. Прием делегаций различных зарубежных и международных организаций и делегаций дипломатических представительств иностранных государств в Российской Федерации, представителей рабочих групп по конкретным международным проектам, по возможности, планируется заранее и также включается в План обменов.

16.4. Заместитель главы Администрации - руководитель аппарата по представлению начальника управления общественных связей и международного сотрудничества самостоятельно принимает решение о приеме внеплановой иностранной делегации для проведения переговоров.

16.5. В случае непосредственного обращения представителей иностранных и международных организаций в структурное подразделение с предложением об организации их приема и проведения переговоров, структурное подразделение заблаговременно (но не позднее, чем за 3 дня до даты приема) информирует управление общественных связей и международного сотрудничества о возможных и планируемых рабочих встречах, переговорах по своим направлениям деятельности, с указанием состава иностранной делегации, сроков визита, тематики переговоров, представителя (представителей) Администрации, ответственных за их подготовку. Участие в таких переговорах представителя управления общественных связей и международного сотрудничества обязательно.

16.6. При приеме иностранных делегаций программа визита и смета расходов на их прием, подготовленные управлением общественных связей и международного сотрудничества, утверждаются заместителем главы Администрации руководителем аппарата.

16.7. Представителям иностранной делегации вручаются сувениры, расходы на приобретение которых предусматриваются в смете расходов на прием иностранной делегации.

16.8. При приеме иностранной делегации ее сопровождает сотрудник управления общественных связей и международного сотрудничества или другой представитель Администрации. В программе визита указываются фамилия, имя, отчество представителя Администрации, структурное подразделение, ответственные за конкретные мероприятия по приему иностранной делегации. В ходе переговоров представитель Администрации, сопровождающий иностранную делегацию, ведет запись переговоров, на основании которой им готовится информационная записка по итогам визита в целом, представляемая в структурное подразделение, указанное в пункте 16.9 настоящего Регламента.

16.9. Структурное подразделение, в чьей компетенции находится решение вопроса переговоров, по окончании визита в трехдневный срок направляет в управление общественных связей и международного сотрудничества для анализа и обобщения информационную записку по его итогам, в которой указывается:

- состав иностранной делегации (фамилия, имя, отчество, должность каждого представителя);

- присутствовавшие на переговорах представители российской стороны;

- цель переговоров;

- достигнутые договоренности;

- предложения сторон переговоров;

- возникшие разногласия (при наличии);

- сроки следующих переговоров (если планируются);

- другая важная информация.

16.10. В случае целесообразности управление общественных связей и международного сотрудничества совместно со структурным подразделением, указанным в пункте 16.9 настоящего Регламента, информируют Главу Петрозаводского городского г округа, заместителя главы Администрации - руководителя аппарата о состоявшихся переговорах.

16.11. При приеме иностранных делегаций, ведении переговоров с должностными лицами Администрации, по согласованию с управлением общественных связей и международного сотрудничества соблюдается примерное соответствие уровня должностей и количества участников переговоров с каждой стороны.

17. Порядок изготовления и использования печатей Администрации

17.1. Администрация имеет гербовую печать с изображением герба города Петрозаводска в соответствии с Уставом Петрозаводского городского округа.

17.2. Гербовой печатью заверяются:

- подпись Главы Петрозаводского городского округа;

- подписи заместителей главы Администрации - на документах, требующих особого удостоверения.

17.3. Проставление гербовой печати необходимо также во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и (или) юридических лиц при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, на служебных удостоверения*& сотрудников Администрации, договорах, доверенностях, других документах Администрации, в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

17.4. Ответственность за хранение, учет и обоснованность использования гербовой печати возлагаетя на начальника отдела делопроизводства.

17.5. Печать аппарата Администрации проставляется на заверяемых копиях документов, выписках из муниципальных правовых актов Администрации и протоколов, справках о месте работы и др.

17.6. Печатями комитетов Администрации "Для документов" заверяются подписи руководителей структурных подразделений Администрации, а также копии документов соответствующих функциональных подразделений.

Ответственность за хранение, учет и обоснованность использования данных печатей возлагается на сотрудников Администрации, специалистов МКУ "МАП", ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации.

17.7. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица Администрация Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаем.

На финансовых документах, в документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте.

17.8. Организация изготовления печатей возлагается на муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа "Хозяйственно-эксплуатационная служба".

17.9. Пришедшие в негодность печати уничтожаются по акту, который утверждается заместителем главы Администрации - руководителем аппарата.

17.10. Печати учитываются в специальном журнале, хранятся в сейфах.

18. Телефонные справочники Администрации

18.1. Составление и изготовление оперативного справочника служебных телефонов сотрудников Администрации возлагается на организационный отдел.

18.2. Обновление оперативного справочника служебных телефонов сотрудников Администрации производится по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

19. Организация дежурства в Администрации

19.1. В целях оперативного принятия решений по неотложным вопросам жизнеобеспечения города и координации деятельности всех подразделений и служб в Администрации устанавливается дежурство.

Круглосуточное дежурство осуществляется оперативным дежурным муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Единая дежурно-диспетчерская служба".

Дежурство ответственных сотрудников Администрации устанавливается на период выходных - и праздничных дней в соответствии с инструкцией ответственного дежурного по городу Петрозаводску.

19.2. Ответственный дежурный по городу Петрозаводску назначается из числа заместителей главы Администрации на период праздничных дней, руководителей и заместителей руководителей функциональных подразделений на период выходных дней.

19.3. Организация дежурства (составление графика, инструктаж ответственных дежурных Администрации) возлагается на организационный отдел.

20. Соблюдение Регламента и ответственность за его нарушение

20.1. Контроль за соблюдением настоящего Регламента возлагается на заместителя главы Администрации - руководителя аппарата.

20.2. Неисполнение настоящего Регламента сотрудниками Администрации влечет их ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

21. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент

21.1. Внесение изменений и дополнений в настоящий Регламент осуществляется постановлением Администрации.

21.2. Предложения по внесению изменений и дополнений в настоящий Регламент подаются на имя заместителя главы Администрации - руководителя аппарата, обобщаются управлением организационной работы и принимаются в установленном порядке.