Хранение документов - это деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов (ГОСТ Р 7.0.8-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
     

     В отношении документов по стандартизации оборонной продукции, в организации должны быть условия для хранения и обращения документов, имеющих ограничительную пометку "Для служебного пользования". Учитывая, что документы по стандартизации оборонной продукции предоставляются организациям оборонно-промышленного комплекса на определенных условиях и применяются в виде официальных изданий, соответственно, их хранение в электронном виде, в т.ч. с использованием информационных систем, невозможно.

     При работе с зарубежными, международными стандартами, пользователи должны соблюдать условия лицензионного соглашения, согласно которым:

     Право собственности: авторские права на зарубежные документы принадлежат организациям-разработчикам. Все авторские права защищены.
     
     Пользователь не обладает правом собственности на документы, не может удалять или скрывать уведомления об авторском праве или другие уведомления, содержащиеся в документах.
     
     Лицензия: заинтересованным предприятиям может быть предоставлена однопользовательская или сетевая (многопользовательская) лицензия как на отдельный документ, так и на комплект документов.
     
     1. Однопользовательская лицензия предоставляется на 1 рабочее место.
     
     В рамках однопользовательской лицензии предоставляется не эксклюзивное, не подлежащее передаче право загружать электронные файлы документов для временного хранения на одном компьютере в целях просмотра и/или печати одной копии документов для индивидуального использования.
     
     Ни электронный файл, ни единственная печатная копия документа не подлежат копированию и воспроизведению ни в каком виде.
     
     Электронный файл не подлежит распространению по компьютерным сетям или какими-либо другими способами, не может быть отправлен по электронной почте, записан на диск, скопирован на другой компьютер или предоставлен другим пользователям любым другим способом. Единственная печатная копия также не может быть скопирована.
     
     2. Сетевая (многопользовательская) лицензия предоставляется на конкретное или неограниченное количество рабочих мест с правом использования документов несколькими или всеми сотрудниками предприятия.
     
     Приобретение сетевой (многопользовательской) лицензии рекомендуется для крупных компаний или холдингов, когда необходимо использовать документы во внутренней сети или информационной системе предприятия.
     
     В зависимости от типа сетевой (многопользовательской) лицензии пользователям предоставляется право печати документов по количеству лицензированных рабочих мест или неограниченно для всех сотрудников предприятия.
     
     

     Хранение нормативных документов организации осуществляется в порядке, установленном в организации. Так, например, п.4.15 ГОСТ Р 1.3-2018 установлено, что учет и хранение оригиналов, подлинников, утвержденных технических условий (ТУ) и изменений к ТУ, включая учет копий, переданных заинтересованным юридическим и физическим лицам, осуществляет держатель подлинника ТУ в установленном им порядке.
     
     Аналогичное положение установлено в отношении стандартов организации. Согласно п.4.10 ГОСТ 1.4-2004, организациями самостоятельно устанавливается порядок тиражирования, распространения, хранения и уничтожения утвержденных ими стандартов.
     

     В установленных случаях допускается в том числе ведение электронного документооборота. Например, ст.22.2 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель вправе принять решение о ведении электронного документооборота, который вводится на основании локального нормативного акта.
     
     Согласно п.131 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, нормативные условия хранения электронных архивных документов регулируются законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, устанавливающими требования:
     
     а) к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
     
     б) к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
     
     в) к разграничению прав доступа к электронным архивным документам;
     
     г) к порядку приема-передачи электронных архивных документов;
     
     д) к использованию электронных архивных документов;
     
     е) к использованию электронной подписи при архивном хранении.
     
     Хранение электронных архивных документов осуществляется в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях.
     
     При осуществлении хранения электронных архивных документов в СХЭД организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.
     
     Таким образом, предприятие может организовывать процесс хранения нормативных документов любым удобным для себя способом: в бумажном и (или) электронном виде, а также возможно использование Подсистемы ведения фондов СУ НТД.

     Подсистема ведения фондов позволит создать единый фонд нормативной документации предприятия, наполнение и поддержка которого просты и интуитивно понятны для любого оператора, независимо от его квалификации, а специалист сможет легко и быстро найти любой внутренний документ.
     
     Возможности:

     - переход на безбумажные технологии;
     
     - загрузка и редактирование документов и их редакций в едином фонде;
     
     - настройка гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами из систем "Техэксперт" и "Кодекс";

     - автоматическое наполнение из ERP, СЭД и других систем;

     - создание иерархических и тематических картотек;

     - управление правами доступа на чтение и редактирование;

     - ведение истории отменяющих/заменяющих/изменяющих документов;

     - ведение новостной ленты компании;

     - автоматическое обновление статусов и других реквизитов документов при наступлении заданных дат или условий;

     - хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных;

     - поддержка сервисов цифровой платформы "Техэксперт" (сравнение редакций, документы на контроле, навигация по оглавлению и т.д.);

     - создание списков документов (внедренных, используемых, для пересмотра и актуализации и т.д.) и отчетов по ним.

     Подробнее: https://suntd.ru/suntd-organization/subsections?section=1