Ознакомление с нормативными документами - это процедура доведения до сведения лиц (работников) содержания документов, которые касаются их деятельности, прав и обязанностей.
     

     Международные и зарубежные стандарты являются объектами авторских и смежных прав. Авторские права на зарубежные документы принадлежат организациям-разработчикам. Все авторские права защищены. Поэтому при работе с ними пользователи должны соблюдать условия Лицензионного соглашения.

     К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

     На документах (и на их проектах) и приложениях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

     Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

     Документы с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе и иных материальных носителях передаются работникам подразделений под расписку.     

     Согласно п.4.17 ГОСТ Р 1.4-2004, требования стандарта организации подлежат соблюдению в организации, утвердившей данный стандарт, и ее структурных подразделениях (в случае корпоративной или ведомственной подчиненности) с момента (даты) введения стандарта в действие.

     Требования стандартов организаций к продукции, процессам, работам и услугам подлежат соблюдению другими субъектами хозяйственной деятельности и приобретателями в случае, если эти стандарты указаны в сопроводительной технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ и услуг или в договоре (контракте).

     Согласно п.8.6 ГОСТ Р 1.3-2018, применение ТУ в конкретной организации осуществляют в соответствии с установленным в организации порядком.
     
     Таким образом, после утверждения документа работники должны быть ознакомлены с вновь утвержденными и введенными в действие в организации документами установленным в организации способом.

     Для целей ознакомления работников с документами и иными локальными нормативными актами возможно использование СУ НТД и ее инструмента "Ознакомление с нормативными документами".     

     Согласно части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить ознакомление всех работников организации под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников.
     
     Похожее правило закреплено и в части 3 статьи 68 ТК РФ: при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
     
     Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства (приказ Роструда от 11.11.2022 N 253) в частности гласит, что при приеме на работу ознакомление лица, поступающего на работу, до подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, может осуществляться в электронной форме.
     
     Для подписания электронных кадровых документов работник, лицо, поступающее на работу, используют электронные подписи (см. раздел "Использование электронных подписей разного вида работниками" Руководства N 253).
     

     
     
     Таким образом, ознакомление лица может осуществляться в электронной форме.

     Для организации процедуры учета копий документов возможно использование СУ НТД и ее подсистемы "Учет копий нормативных документов".     

     Возможности подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление"
     
     Подсистема "Контроль оборота НД: Ознакомление" переводит ознакомление с документами в контролируемый формат: факт ознакомления и подписания документа ПЭП (простой электронной подписью) фиксируется в системе. Это исключает потерю информации, а детальная аналитика в реальном времени показывает руководителю реальный статус ознакомления по каждому сотруднику.

     Возможности:

     - Адресная рассылка документов - возможность назначения задач на ознакомление как индивидуально, так и массово (по отделам, проектным группам или всей структуре организации)

     - Легитимное подтверждение - использование простой электронной подписи для юридически значимой фиксации факта изучения документа

     - Многоканальная система уведомлений - автоматическое информирование сотрудников внутри системы и через электронную почту

     - Мониторинг в реальном времени - детализированная отчетность, позволяющая мгновенно отслеживать статус ознакомления по каждому исполнителю

     - Автоматизация контроля - настройка повторных уведомлений, которые приходят сотруднику до момента подтверждения ознакомления

     Подробнее: https://suntd.ru/suntd-organization/subsections?section=5

     Преимущества использования подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление"
      
     - Работодатель не несет расходов на получение электронной подписи для работников (в случае ее отсутствия у работника) в отличие от получения УНЭП и УКЭП
     
     - Экономится время сотрудника и ответственного за ознакомление на сбор подписей от руки
     
     - Для ознакомления с внутренними* нормативными документами не требуется никаких дополнительных затрат
      

    
     Ознакомление с документами в подсистеме СУ НТД "Контроль оборота: Ознакомление" является эквивалентом ознакомлению сотрудников с документами с помощью простой электронной подписи (ПЭП), потому что цифровая платформа "Техэксперт" позволяет идентифицировать пользователей в системе по их персональным логинам и паролям.
     
     В таком случае работодателю остается внедрить кадровый электронный документооборот.
     

     Чтобы перейти на ЭКД, работодателю необходимо (ст.22.1-22.3 Трудового кодекса РФ):
      
     1) принять решение о переходе на ЭКД, определить срок введения ЭКД (решение может быть оформлено отдельным приказом (распоряжением));
     
     

      
     2) разработать, согласовать, утвердить локальный нормативный акт об ЭКД (или включить положения об ЭКД в уже существующий локальный акт);
     

     
     3) уведомить работников о переходе работодателя на ЭКД и об их праве (но не обязанности) перехода на ЭКД (сроки уведомления устанавливаются работодателем самостоятельно в локальном акте);
     

      
     4) получить согласие работников на переход на ЭКД;
       
     5) обеспечить работников учетными записями к СУ НТД "Техэксперт" и обеспечить выполнение требований к соблюдению конфиденциальности данных учетных записей;
      
     6) далее порядок ознакомления с указанными актами работодатель определяет самостоятельно.
      
     ЭКД внедрен - работодатель может знакомить своих сотрудников с помощью СУ НТД и "Контроль оборота НД: Ознакомление".